At være scrum master i et SAFe-setup
Interview med ProData-konsulent Troels Jakobsen, scrum master i BEC.
En stor reorganisering i BEC ændrer arbejdsgange for alle i udviklingsorganisationen. I dette interview fortæller Prodata-konsulent Troels Jakobsen om scrum master-rollen i et SAFe-setup, og hvordan man tackler nogle af de mest centrale udfordringer i en stor agil transformation.
BEC har en mission. Missionen går ud på at implementere SAFe® og agile arbejdsgange i hele udviklingsorganisationen – en kæmpe reorganisering, der påvirker alle. Som scrum master i BEC er Troels Jakobsens vigtigste opgave at sikre, at de agile principper og SAFe-metodens tilgang bliver forankret på teamniveau. Han er ansvarlig for, at teamet bliver i stand til at løfte og koordinere egne opgaver. I en transformation af denne størrelsesorden er det scrum masterens rolle at agere forandringsagent, facilitator og coach.
”Jeg skal hjælpe mit team med at omfavne SAFe og det agile mindset. Jeg skal støtte og coache dem gennem de nye arbejdsgange og sørge for, de ikke vælter bagover, men derimod høster den tiltænkte værdi af tilgangen,” siger Troels Jakobsen.
Det kan lyde som en simpel opgave, men det kræver vedholdenhed at ændre måden at tænke på og kulturen i en stor etableret virksomhed – alle er vant til at gøre tingene på en bestemt måde, også på teamniveau.
”At vende nogen fra normalt at planlægge med at gøre ting færdige på 6 måneder til at skulle gøre det på 14 dage er en kæmpe øvelse. Det er en fundamentalt anderledes måde at tænke på og en stor forandring for alle,” siger scrum masteren.
Flere fordele ved SAFe
BEC er stadig i fuld gang med at implementere og forankre SAFe-modellen, men det er allerede tydeligt for Troels Jakobsen, at SAFe bidrager med nogle åbenlyse fordele i organisationen. Især på de såkaldte PI plannings ser man fordelene. Her planlægger og kortlægger man leverancer, afhængigheder og risici for de kommende tre måneder. Man får et overblik over, hvordan hvert enkelt teams leverancer passer ind i den samlede vision for hele det såkaldte agile release train (ART), som er den centrale enhed – et team af teams.
”Man får et tydeligt overblik over, hvilke afhængigheder der er mellem de forskellige teams. Man er mere på forkant med, hvad der skal leveres hvornår, og hvordan det passer ind i det samlede billede.”
I en stor organisation kan det være svært at gennemskue sammenhængen mellem mange scrum teams, og det kan være svært for teamet at se, hvordan deres leverancer passer ind i det store perspektiv. Men det overblik får man med SAFe.
”Teamet kan se værdien af deres arbejde og se, hvordan det giver mening. Det er altid godt, når man kan se de ting, man laver, bliver brugt fornuftigt. Det får man synliggjort med SAFe, og det er fedt for teamet, men også for scrum masteren,” uddyber Troels Jakobsen.
SAFe tydeliggør, hvordan teamets indsats og leverancer tilfører værdi til organisationen og i sidste ende kunderne. PI planningen sikrer, at afstanden mellem beslutningstagerne og dem, der udfører opgaverne, bliver mindre. Samtidig skaber de en bedre forståelse for kollegers problemstillinger på tværs af hele organisationen. Det gode overblik betyder også, at man bliver bedre i stand til at prioritere. Det skaber en gennemsigtighed i organisationen, der gør det muligt at justere på scope, ressourcer eller tid, hvis det er nødvendigt.
Forandringen sker indefra
Under reorganiseringen efter SAFe-rammeværket har medarbejderne fået nye roller, nye kolleger og nye måder at arbejde på. Selvom der ifølge Troels Jakobsen har været en stor åbenhed over for arbejdet med SAFe, vil der altid være nogle, der er mere modtagelige end andre. Men for at lykkes, handler det om at få skabt forandringen indefra. Hvis teamet internt tager ejerskab for de nye tiltag, kommer forandringen indefra. Så bliver det ifølge Troels Jakobsen mere troværdigt og tydeligt for teamet, hvorfor SAFe giver mening, og hvordan det giver værdi. En metode, scrum masteren bruger til at skabe forandringen indefra, er at skabe nogle ambassadører i teamet, der tager ejerskab og viser resten af teamet, hvordan de er lykkedes med de nye metoder.
”Man kan ikke presse noget igennem. Det skal være teamet, der driver det. Hvis det kommer fra scrum masteren, kan det skabe en følelse af, at det et ledelseskrav, der presses ned over teamet. I stedet er det vigtigt, at teamet træner og rådgiver hinanden ud fra deres erfaringer, hvis metoden skal forankres ordenligt.”
Derudover er det vigtigt at skabe en forståelse for, at teamet har et fælles ansvar overfor hinanden, men også hele ART'en. Det er et aspekt, der kan være med til at drive forandringen.
”Det er vigtigt, teamet rapporterer til hinanden og ikke til scrum masteren. Det er afgørende, at teamet forstår, de står til ansvar over for hinanden og er fælles om at løfte den opgave, de står overfor. Og det kan tage tid at skabe den kultur.”
Og for at forberede og imødekomme frustration hos teamet, sørger Troels Jakobsen for hele tiden at ’nudge’ teamet. For at skabe klarhed og tryghed hos teamet er der behov for tydelig og konstant information om, hvad der kommer til at ske, og hvorfor det skal ske.
”Jo tydeligere banen er kridtet op, jo færre overraskelser kommer der hos teamet. Det skaber tryghed og klarhed for processen og formålet.”
SAFe fordrer læring, løsninger og innovation
Et grundelement i SAFe er arbejdet med løbende at forbedre sig. Man har en retrospektiv tilgang til læring og udvikling i det enkelte team, men også på tværs af hele ART'en. Fælles problemstillinger for hele ART'en bliver håndteret på en workshop, hvor man drøfter og debatterer løsninger på de fælles udfordringer. Udvekslingen af erfaringer bidrager til, at teamet hele tiden kan forbedre og optimere sine arbejdsgange og processer inden for SAFe-modellen. Troels Jakobsen siger:
”Man spørger løbende, hvordan man forbedrer de ting, der ikke fungerer. Men man undersøger også, hvordan man forbedrer de ting, der allerede fungerer – og den tilgang virker.”
Men udover at håndtere problemstillinger er der også gjort plads til innovation, hvor teamet, inden for nogle meningsfulde rammer, får halvanden dag til at være kreative og tænke ud af boksen. Det giver mulighed for at finde alternative løsninger og skabe yderligere forbedringer.
”Vi har eksempelvis forsøgt os med at kombinere to forskellige teknologier, som muligvis kunne være en fordel for hele ART'en. Det brugte vi halvanden dag på at udvikle, og det resulterede i, at man fremadrettet anvendte den nye teknologi i udviklingen”.
Grundlæggende har BEC haft en åben tilgang til at lære undervejs i transformationen, hvilket har givet pote, da man i stedet for at vælte det hele ned over hovedet på folk har givet sig tid til at lære rammeværket og metoderne.
”BEC har taget et ’step by step approach’. Vi vokser, som vi lærer. Det er en tilgang, som virker,” afslutter scrum masteren.
Scrum masterens Rolle i SAFe®
"Scrum mastere tjener og træner det agile team. De hjælper med at uddanne teamet i Scrum, Extreme Programming (XP), Kanban og SAFe, hvilket sikrer, at den aftalte agile proces følges. De bidrager også til at fjerne hindringer og fremme et miljø, der skaber grobund for et højtydende team, kontinuerligt flow og konstant forbedring."
Kilde: http://www.scaledagileframework.com/scrum-master/
Blå bog:
Navn:Troels Jakobsen
Titel:Scrum master, ProData Consult. På opgave hos BEC
Alder: 42
Udd.:Civilingeniør, DTU
Troels Jakobsen er SAFe SPC4-certificeret og kan desuden skrive certificeret scrum coach og scrum master på sit CV. Han har siden starten af 2016 arbejdet som scrum master i et SAFe-setup hos Nordea og nu BEC, men har mere end 10 års erfaring med at arbejde i agile miljøer som blandt andet scrum master.
